Déploiement. Déployer un nouveau concept sur 500, 1000 ou 3000 points de vente

Les différents types de déploiements :

• CONCEPT INTÉRIEUR : Aménagement, mobiliers…
• CONCEPT EXTÉRIEUR : Changement d’enseignes (nouvelle IV, nouvelle marque, évolution du réseau…)
• TECHNOLOGIES : RFID, baies de brassage, bornes wifi, panneaux photovoltaïques…

 

Challenger le concept initial

Entre la maquette d’un nouveau concept d’aménagement de point de vente et la réalité du terrain, il y a parfois un grand écart. Celui du pragmatisme. Le nouveau concept – imaginé par l’agence design – est-il facilement applicable sur l’ensemble du réseau ? Ce projet est-il en phase avec la réalité du terrain et les différentes typologies de points de vente ?

Sur la base du projet initialement dessiné, toutes les questions doivent trouver une réponse avant de procéder au déploiement. Cette étape de « mise à l’épreuve » a pour objectif de challenger la conception du designer sur différents aspects (environnement, technique, réglementation, coût…).

Proposer une organisation

Une fois cette première étape de mise à l’épreuve effectuée, une organisation doit se mettre en place :

• Sélection des fournisseurs/fabricants des principaux éléments du concept (mobilier, sol, éclairage, enseigne…) ;
• Prototypage, mise au point des solutions techniques, en tenant compte de la réalité du terrain, des objectifs économiques et écologiques ;
• Choix des prestataires travaux (corps d’état séparés, entreprises générales, agenceurs…) ;
• Décision sur le mode d’accompagnement du projet global (Assistant à maîtrise d’ouvrage, Maître d’œuvre, Pilote, Contractant Général…) ;
• Définition des rôles : qui fait quoi : au siège, en région, dans les points de vente (si réseau d’indépendants), et identification des manques de compétences et de ressources ;
• Sélection de prestataire(s) pour apporter les compétences, les ressources et les outils manquants : Assistant à maîtrise d’ouvrage, Maître d’œuvre, Pilote…

Définir le workflow

Pour réussir un déploiement multisite, la définition du workflow du projet est une étape fondamentale. Les objectifs sont multiples :

• Simplifier les étapes du déploiement ;
• Optimiser l’implication des ressources internes de la tête du réseau ;
• Calibrer les prestataires ;
• Définir les livrables ;
• Déterminer les indicateurs pertinents.

Orchestrer la mise en application du nouveau concept

• Mettre à jour les plans des agences

Les plans des points de vente sont-ils à jour ? Faut-il réaliser des relevés et dessiner les plans de l’existant ?

Impossible de déployer un nouveau concept à partir de plans existants inexactes ou manquants.

• Études site par site

C’est la phase clé d’un projet de déploiement. Ce sont les études site par site qui garantissent une application homogène du concept. Et c’est le rythme des études site par site qui détermine la durée du projet.

La production des études site par site nécessite une parfaite maîtrise du concept et une capacité d’adaptation afin d’appliquer le concept de façon homogène dans des configurations de points de vente hétérogènes. Les livrables des études sont des plans projets 2D. Dans certains cas, il est utile de produire des vues 3D.

En amont, durant la phase de définition du workflow, il est recommandé de déterminer qui valide chaque plan projet et sous quel délai.

• Gérer les autorisations administratives

Renseignement des formulaires administratifs, envoi du dossier complet aux mairies, suivi et relances jusqu’à obtention des autorisations auprès des syndics/bailleurs…

Les étapes administratives ressemblent souvent à un parcours d’obstacles. En fonction des travaux projetés, différents types d’autorisation sont nécessaires : DE, DP et/ou AT… Leur délai d’obtention est variable selon la nature des autorisations (6 à 8 semaines pour une DE ou DP, 4 à 5 mois pour une AT).

Dans la préparation du projet de déploiement, il convient d’anticiper cette étape.

• Piloter les travaux

Transmission des dossiers aux prestataires, vérification des devis, planification et suivi de la réalisation…

Cette étape parait la plus conséquente et pourtant, si tout est bien organisé en amont, le suivi des travaux sera aisé.

• Valider les travaux site par site

La réception des travaux peut s’effectuer d’un point de vue conceptuel et/ou technique. Que souhaite-t-on réceptionner ?

La conformité de la réalisation vs au plan projet validé en phase étude

Et/ou

La conformité technique de la réalisation ?

Selon le choix, la compétence requise pour la réception des travaux sera différente.

 

S’appuyer sur une équipe pluridisciplinaire indépendante

Le déploiement d’un nouveau concept est une charge « exceptionnelle » à gérer pour un réseau commercial.

SIB sait accompagner un réseau commercial sur chacune des étapes ci-dessus.

Bureau d’études, AMO, pilote, maître d’œuvre… SIB adapte son accompagnement aux besoins des réseaux commerciaux. Les capacités multiples de ses collaborateurs : métreurs, dessinateurs, conducteurs de travaux, architectes, développeurs informatiques, chefs de projet multisites, renforcent les compétences en interne de nos clients.

 

Nos convictions sur les déploiements multisites

Un déploiement sur 1 000 points de vente se pilote de façon globale. Cependant, il faut que le pilote soit en mesure de connaître l’avancée du projet pour chacun des points de vente.

Un déploiement multisite ne se gère pas avec des tableaux Excel. C’est pourquoi, chez SIB nous développons des applications web sur-mesure qui :

• Génèrent des tableaux de bord et indicateurs (préalablement définis dans le workflow) ;
• Stockent des informations (plans, bibliothèques, chartes) ;
• Aident la communication entre les parties prenantes du projet ;
• Tracent et stockent les échanges entre toutes les parties prenantes du projet ;
• Mesurent les délais de réponse et de validation.

Positionner un partenaire qui joue le rôle d’interface entre la tête de réseau et les fabricants et entreprises de travaux est un gage de réussite.